Pourquoi les entreprises ont besoin d’un logiciel de gestion des congés ?

Il est très important de savoir gérer les congés des employés dans une entreprise, la gestion des absences est alors essentielle dans le fonctionnement de cette dernière, cela fourni une idée claire sur ses employés. Les logiciels de gestion des congés sont là pour vous aider à faciliter votre travail, ils permettent de calculer les congés automatiquement, et donc de simplifier le travail pour les ressources humaines.

C’est quoi la gestion des congés ?

Prendre un congé doit obligatoirement passer par un DRH peu importe la taille de son entreprise, avoir des vacances, du repos, ou un séjour avec sa famille ne peut faire que du bien, c’est cela qui permettra à l’employé d’être plus productif. Cependant une demande de congé doit être traitée selon le calendrier de l’entreprise, afin de rester cohérent par rapport aux besoins de cette dernière. Les DRH placent alors les demandes de congés, et voient en fonction du planning de la boite. Ils doivent aussi répondre à certaines questions comme, combien de salariés peuvent s’absenter en même temps ? Ou, sur quelle période l’employé veut prendre son congé ? Ou bien, comment pourraient réagir des employés auxquels ont refuserait le congé car leur demande est impossible à satisfaire ?

Par ailleurs il existe plusieurs types de congé, on ne retrouve pas que les congés payés classiques. C’est aux DRH de classer les congés en fonction de leur utilité ou besoin. Il y’a aussi le problème des absences. Un employé qui s’absente une semaine par exemple sur un projet dans lequel il est engagé, peut avoir des conséquences sur sa prise de congé.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de congés ?

Pour optimiser la gestion des plannings dans une société, les outils informatiques proposent un large choix de plateformes ou logiciels, très utiles pour faciliter le travail du DRH. Il existe différents logiciels de gestion de congés, chaque entreprise choisi celui qui lui convient le mieux, ils sont en général ludique, et simple d’utilisation, ils sont souvent représentés par des tableaux pour faciliter l’utilisation. Ils sont cependant divisés en deux catégories, il y’a les gratuits et les payants. Les gratuits par exemple, sont très répandu mais n’offrent pas un large choix dans leur fonction, ces derniers restent limités. Contrairement aux payants qui sont divers et variés, ils offrent énormément d’options, c’est alors au responsable de l’entreprise de faire son choix et de le modifier à sa guise selon ses besoins. Néanmoins, le choix du logiciel se fait en fonction de certains critères :

  • Les ambitions des responsables;
  • la taille de l’entreprise;
  • le budget de l’entreprise.

Si vous avez une grande boite et que vous voulez un travail de professionnel, il est préférable d’opter pour un logiciel payant, un choix stratégique, et qui s’ajoute aux performances de l’entreprise, il vous permet donc de gagner du temps, et les documents sont explicites. En effet avoir une grille des congés claire et lisible ne peut que vous rendre le travail plus simple, surtout si votre société comprend un grand effectif.

Pour quelle raison utilise-t-on un logiciel de gestion des congés ?

Les documents en papiers s’utilisent de moins en moins, désormais presque tout est numérisé, quasiment toutes les entreprises numérisent et centralisent leurs données. En choisissant de travailler avec un logiciel de congé, la société évolue encore plus dans l’univers numérique, en effet on sait que cela facilite énormément les tâches administratives. Pour ne pas perdre de temps à chercher dans les archives à papier, il est plus simple pour un DRH de chercher directement sur son ordinateur, en sélectionnant le nom de celui-ci ou la date à laquelle il a été constitué. C’est cela qui va donner de la crédibilité à l’entreprise et lui permettre d’être plus performante.

La gestion de congés est souvent une source de problèmes dans l’entreprise, il faut alors gérer différents éléments comme :

  • Le type de congé demandé;
  • la durée des congés;
  • faire la part entre la volonté de l’employé et les possibilités de l’entreprise;
  • gestion du format du planning des congés.

Les logiciels de congés sont donc un moyen de faciliter l’organisation et le bon fonctionnement de la société, et avoir une visibilité sur tout ce qui se passe.

Un logiciel peut être gratuit ou payant

Comme c’est le cas pour le monde informatique, vous aurez des logiciels payants dont les fonctionnalités sont plus ou moins intéressantes. Elles peuvent tout de même être suffisantes par rapport à votre activité par exemple. En parallèle, il est aussi possible d’avoir des logiciels payants qui sont facturés en fonction des services rendus.

  • En effet, pour les licences, il y a parfois des packs, cela permet d’avoir des fonctionnalités qui sont adaptées à vos attentes sans, forcément, payer le prix le plus élevé.
  • Pour les congés payés ou sans solde, vous devez bien sûr prendre en compte vos besoins en fonction de votre entreprise et du nombre de salariés.
  • Vous testez les services avec un logiciel gratuit et vous demandez une démonstration de la version payante afin de comparer toutes les fonctionnalités.

Dans certains cas de figure, notamment pour les sociétés qui possèdent des réseaux dans toute la France, ce sont des logiciels spécifiques pour les congés qui sont à prendre en compte puisque les services sont complets et il y a souvent des réductions qui sont appliquées pour les clients importants. Vous en savez désormais un peu plus sur ce sujet, mais n’hésitez pas à demander des devis à des experts.

Les fonctionnalités d’un logiciel pour les congés

Que ce soit pour inscrire les absences, les congés payés ou sans solde, vous avez forcément besoin d’un outil adapté et intéressant. Vous aurez notamment un formulaire pour que les salariés puissent effectuer la demande des congés payés ou transmettre les RTT ainsi que les congés payés.

  • Une notification par email est possible pour une demande des congés grâce au manager.
  • En effet, dans certaines entreprises, les salariés ne motivent pas leur demande auprès du service des ressources humaines, ils passent par leur chef.
  • Les soldes pour les congés payés sont également calculés très rapidement grâce à un logiciel performant.

Pour que l’usage soit simple et à la portée de tous, il est préférable de choisir un logiciel dédié aux congés très ergonomiques. Prévoyez des couleurs avec des catégories bien distinctes, cela évite de s’emmêler les pinceaux lors de la saisie de toutes les informations. De plus, le logiciel dévoile le retour du manager qui peut accepter ou refuser pour diverses raisons la demande de congés. Vous aurez aussi une liste de toutes les personnes absentes à ce jour, cela permet d’optimiser l’organisation de la société. En effet, cette dernière est primordiale pour avoir une bonne productivité.

Les avantages d’un logiciel de gestion des congés

Si les entreprises françaises sont aujourd’hui de plus en plus nombreuses à utiliser des logiciels de gestion de congés, cela n’a rien d’un hasard ! En effet, les avantages sont nombreux et le rapport qualité/prix est très intéressant. Par exemple, avec ce logiciel pour la gestion des congés, vous pourrez profiter des avantages qui suivent en un rien de temps !

Des demandes regroupées au même endroit

Avec des demandes toutes centralisées au même endroit, les responsables pourront facilement valider ou non les demandes : un gain de temps assez considérable pour eux !

Des plannings à jour en permanence

Ne craignez plus jamais d’avoir des plannings qui ne tiennent pas compte des congés des uns et des autres, vous aurez toujours la possibilité de les voir en un clin d’oeil !

Une comptabilisation pour éviter les erreurs

Avec une comptabilisation qui se fait automatiquement, vous ne craindrez plus jamais d’allouer un nombre de congés trop important ou trop faible à un salarié, tout se fait sans intervention directe de votre part !

Des paramétrages complets et personnalisés

Parce que chaque entreprise est différente, il y a forcément des paramètres à prendre en compte pour les congés, ce que permettent les meilleurs logiciels de congés.